Politique de confidentialité

introduction

Le CNES, responsable du traitement, collecte, utilise stocke et protège les données personnelles des utilisateurs dans le cadre de l'utilisation de la suite Microsoft 365 (M365).

Définition

La notion de « données personnelles » désigne toute information identifiant directement ou indirectement une personne physique par référence à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, email, adresse postale ou IP…).

Par principe, le CNES s’interdit de collecter et de traiter toutes les données personnelles liées à vos origines raciales ou ethniques, à vos opinions politiques, à vos convictions religieuses ou philosophiques, à votre syndicalisation, ni de données génétiques ou données concernant votre orientation sexuelle.

Les bases légales et les finalités du traitement

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), le traitement des données repose sur les bases légales suivantes :

• L'exécution d'un contrat : pour permettre aux utilisateurs d'accéder aux services M365 et d'exécuter leurs missions professionnelles.
• L'intérêt légitime : pour assurer la sécurité des systèmes informatiques, prévenir les cyberattaques et améliorer l'efficacité des outils collaboratifs et les échanges entre salariés
• L'obligation légale : pour se conformer aux exigences légales et réglementaires (ex : conservation des logs pour des raisons de sécurité).
• Le consentement : lorsque nécessaire pour certaines fonctionnalités spécifiques (ex : photographie, enregistrement ponctuel de réunion pour des besoins spécifiques qui vous seront indiqués en début de réunion ou partage de données avec des tiers).

Les données collectées sont utilisées pour :

Les données collectées et traitées

• Fonction et poste occupé
• Service
• Informations de contact (numéro de téléphone professionnel, bâtiment, bureau)
• Statut

• Adresse IP
• Historique de connexion et journaux d'activité

• Contenu des e-mails (Outlook)
• Conversations via Teams ou Skype for Business
• Documents partagés via OneDrive ou SharePoint
• Calendrier et événements professionnels

• Données d'analyse sur l'utilisation des applications (Excel, Word, PowerPoint, etc.)
• Temps d'activité et fréquence d'utilisation des outils M365

• Informations sur les tentatives de connexion
• Alertes de sécurité et incidents signalés

Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants :

• Les équipes internes et externes autorisées (les salariés CNES et non CNES, les administrateurs du système y compris le prestataire informatique dûment habilité (infogérant), les responsables de l’enregistrement d’une réunion…)
• Microsoft en tant que prestataire de services cloud.
• Les autorités compétentes en cas d'obligation légale

Les données sont stockées en France. En cas de transfert de données en dehors de l'EEE, nous nous assurons que des garanties adéquates sont en place, telles que :

• Les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne
• Les certifications et mécanismes de conformité applicables

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités mentionnées ci-dessus, et conformément aux obligations légales et aux politiques internes de gestion des données.

Toutes vos données à caractère personnel sont strictement confidentielles et ne seront accessibles qu’en cas de nécessité, uniquement par le personnel du CNES dûment autorisé ainsi que les prestataires indépendants agissant en notre nom dans le cadre de mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées.

Le CNES a mis en place des mesures de sécurité pour protéger vos données à caractère personnel contre tout accès et utilisation non autorisés. Nous suivons des procédures de sécurité appropriées dans la conservation et la divulgation de vos données à caractère personnel afin d’empêcher l’accès non autorisé par des tiers et d’éviter la perte accidentelle de vos données. Nous limitons l’accès à vos données à caractère personnel aux personnes qui ont réellement besoin d’y accéder pour des raisons professionnelles. Les personnes qui accèdent à vos données sont soumises à un devoir de confidentialité.

Nous avons également mis en place des procédures pour traiter toute atteinte présumée à la sécurité des données. Nous vous aviserons, ainsi que toute autorité de contrôle compétente, en cas d’atteinte présumée à la sécurité des données lorsque la loi nous impose de le faire.

Vous pouvez exercer des droits relatifs à l’ensemble des données vous concernant. Les droits attachés à vos données personnelles sont les suivants :

• Droit d’accès : vous pouvez exercer votre droit d’accès pour connaître les données personnelles, vous concernant, à savoir leur nature, leur origine et l’usage auxquelles elles sont destinées.
• Droit de retrait du consentement : vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment. Vous serez informés, le cas échéant, des conséquences de ce retrait.
• Droit de rectification : si vos données personnelles détenues par Le CNES sont inexactes, vous pouvez demander à les modifier, les mettre à jour ou demander la complétude des informations.
• Droit d’effacement : vous pouvez demander la suppression des données personnelles détenues par le CNES conformément aux lois applicables.
• Droit à la portabilité : à la double condition que le traitement repose sur l’exécution d’un contrat ou le consentement de la personne, et qu’il soit automatisé, vous avez le droit de recevoir les données dans un format structuré, clair, lisible par machine et interopérable, et de les transmettre à un autre responsable du traitement sans que le CNES y fasse obstacle.
• Droit à la limitation : vous avez le droit d’obtenir la limitation des traitements lorsque vous contestez l’exactitude des données, lorsque leur traitement est illicite, ou lorsque vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.
• Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons qui vous sont propres.

Vous avez également le droit de déterminer le sort de ces données après votre décès.

Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.

Vous avez la possibilité de faire valoir les droits exposés ci-dessus par courrier en contactant notre délégué à la protection des données (DPO) à l’adresse suivante : l-cnil@cnes.fr

Le CNES répondra dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande et, au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Vous serez alors informé de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique à tout moment pour nous conformer aux évolutions légales ou aux changements dans l'utilisation de M365. Les utilisateurs seront informés de toute modification substantielle via une notification sur la plateforme ou par e-mail.

Politique de gestion des cookies

Le service Microsoft 365 du CNES utilise des « cookies », c’est-à-dire des petits fichiers de données ayant pour but de garder des traces de la connexion de l’utilisateur.

Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un petit fichier stocké par un serveur dans le terminal (ordinateur, téléphone, etc.) d’un utilisateur et associé à un domaine web (c’est à dire dans la majorité des cas à l’ensemble des pages d’un même site web). Ce fichier est automatiquement renvoyé lors de contacts ultérieurs avec le même domaine.

Les cookies ont de multiples usages : ils peuvent servir à mémoriser votre identifiant client auprès d'un site marchand, le contenu courant de votre panier d'achat, la langue d’affichage de la page web, un identifiant permettant de tracer votre navigation à des fins statistiques ou publicitaires, etc. Certains de ces usages sont strictement nécessaires aux fonctionnalités expressément demandées par l’utilisateur ou bien à l’établissement de la communication et donc exemptés de consentement. D’autres, qui ne correspondent pas à ces critères, nécessitent un consentement de l’utilisateur avant lecture ou écriture.

Pour plus d’informations, consultez le site de la CNIL.

Quels types de cookies utilisons-nous ?

Liste des cookies utilisés par les services Microsoft 365 du CNES :

1. Cookies techniques de fonctionnement du service

2. Cookies techniques relatifs à la sécurité et à l'authentification

3. Cookies de performance et d’analyse des usages pour l'optimisation des services

4. Cookies de Personnalisation

5. Cookies publicitaires